柔軟な職場文化を成功させるための6つのガイドライン

COVID-19が大流行する以前から、柔軟な働き方はトレンドから標準へと変化していました。

労働条件の改善、従業員の満足度と定着率の向上、雇用の柔軟性、運営コストの削減などを目的として、あらゆる種類の企業がフレックス制を導入しています。しかし、フレックスタイム制がうまく導入されないと、従業員のパフォーマンスが低下し、ビジネスの成功率が低下してしまいます。

フレキシブル・ワークを企業文化の一部とすることを決める前に、組織がそのメリットを享受できるようなプログラムとポリシーを導入し、その過程でよくある落とし穴を避けるようにしましょう。

ここでは、人事部がフレキシブルな職場文化を効果的に構築・導入するための6つのアイデアをご紹介します。

フレックス制度化の調整計画

フレックス制度を導入する前に、綿密な計画を立てることが必要です。事前に何の計画もなく、単に会社がフレックス・ワーク・オプションを提供していると言うだけでは、失敗の元です。フレックス制度の初期の頃は、マネージャーと社員が個々にフレックス・プランに同意していました。しかし、パンデミック後、従業員の45％が完全なリモートワークかハイブリッド・スケジュールで働い^※１ていると推定されるため（ホワイトカラーの従業員では、それぞれ41％と26％）、完全に定義されたスケールの大きいプロセスが必要です。

リモートワーカーや9時から5時までの勤務に縛られたくない人々の増加は、考え方の変化をもたらし、すべての従業員に対して明確に定義されたポリシーの必要性を促しています。

まず始めに、関連するビジネスシステムとプロセスを慎重に見直します。C-Suite（C×Oレベルの経営陣）が同意できるプランを作成し、在宅勤務の従業員管理に関するマネージャーのトレーニングを開始します。生産性を維持するためにフレックスタイム制を採用している社員を支援するために、プログラムリーダーが深く関与する必要があります。

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良好なコミュニケーションの確立

フレックス勤務制度では、コミュニケーションが大きな役割を果たします。フレックス・ワーク・プログラムが失敗する主な理由のひとつは、コミュニケーションの欠如です。特に、オンラインのチームコラボレーションプログラムを利用すれば、ミスコミュニケーションを言い訳にすることはできません。SlackやZoom、TeamsやTrelloなど、数多くのメッセージングツールやコラボレーションツールが利用できるようになり、在宅勤務の社員間で一貫したしっかりとしたコミュニケーションを促進することができるようになりました。

さらに、定期的にチェックインを行うことで、マネージャーやリーダーはテレワークのモニタリングと従業員の満足度を確保することができます。計画段階では、柔軟な働き方が生産的であることを確認するための公式および非公式のシステムを導入してください。

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標準的なワークスケジュールを可能にする

多くの従業員が柔軟な社風の中で活躍していますが、特にパンデミックの際に遠隔地にある企業では、一部の従業員が苦戦する可能性があることを覚えておく必要があります。標準的なワークスケジュールを設定し（たとえそれが従業員によってカスタマイズされたものであっても）、明確に定義された期待値があれば、従業員は成功することができます。社員がオフィスにいる頻度ではなく、成果に焦点を当てるべきです。

ここでは、リモートワーカーが成功するために直面する主な障壁と、そのための計画を立てる際に考慮すべき点を紹介します。

障壁1：生産性向上のためのオフィス環境の必要性

社員の中には、オフィス環境の方がパフォーマンスを発揮できる人がいます。彼らは毎日同じスケジュールをこなし、仕事と家庭の区別をつけたがり、家にいるよりも仕事仲間と一緒にいる方が活動的だと感じることがあります。彼らはオフィスでの構造や決まった時間を必要とします。

解決策

9時から5時まで、あるいは11時から7時までのいずれの時間帯であっても、彼らが必要とする一定のスケジュールを与え、同僚との定期的な交流の場を設けるようにします。ハッピーアワー、チームランチ、コーヒーブレイクなど、バーチャルなチームの集まりを計画することで、この活動を支援することができます。

障壁 2：家庭内での気晴らしを避けられない。

リモートで仕事をしていると、家族や近所の人、友人に気を取られてしまうことがあります。本人の都合に合わせて仕事をしていると誤解され、仕事上の人間関係が悪化することもある。

解決策

フレキシブルな環境や完全なリモート環境では、気が散ってしまうという現実があります。子供や配偶者の来訪、ペットの鳴き声、家事の邪魔など、ワークライフバランスをとるのは難しいものです。ある社員が特定の時間帯（学校の下校時間や同居人の外出時間など）に仕事をしやすいと感じているなら、スケジュールをずらして仕事をすることを許可してください。また、集中して仕事に取り組むために必要なことがあれば、必要なチェックポイントを設定することで、従業員が一丸となって成功を収めることができます。

障壁3：雇用主の支配を恐れている

フレックス・ワーカーにとってのもう一つの懸念は、雇用主が自分の家に侵入してきたように感じることです。時間や曜日に関係なく、いつでも仕事ができる状態であることを雇用主から要求されていると感じるかもしれません。このような状況では、ワーク・ライフ・バランスをとることが難しくなり、ストレスや不満が増大する可能性があります。

解決策

パンデミック後の世界では、マネージャーやリーダーがリモートワークのストレスや現実を理解することが不可欠です。従業員のワークライフバランスをサポートするために、あなたも彼らのスケジュールに従うようにしましょう。彼らの1日が午後6時に終わるのであれば、あなたも可能な限り同じ境界線を守る必要があります。緊急事態が発生したとしても、従業員のために設定したガイドラインに沿って仕事をすることで、従業員の定着率や満足度を高めることができ、従業員と組織の双方にメリットがあります。

柔軟な働き方を実現するためには、上司やチームリーダーが柔軟なスケジュールの管理方法を認識していなければ、計画は成功しないことを忘れないでください。リモートワークに厳しい組織の場合は、求職者の面接で在宅勤務の課題について質問し、誰が自社に最も適しているかを見極める必要があります。

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マネージャーやチームリーダーの育成

リモートで働く社員の管理は、オフィスで働く社員の管理とは大きく異なります。管理者は毎日その社員を見ているわけではないので、リモートで働いている人や柔軟なスケジュールを持っている人を管理するためには、異なるルールや方法を導入することが重要です。

多くの企業にとっての課題は、フレキシブル・ワーク・プログラムではなく、むしろマネジメントの問題です。それは、コミュニケーションと期待の設定に起因します。従業員が進捗状況を報告したり、チームメンバーや経営陣と連絡を取り合ったりすることを期待されていない場合、従業員は劣悪な労働習慣に陥りやすく、時間の経過とともに衰退していくことになります。

リモートワークでは対面式のミーティングがないことが多いため、別のコミュニケーション方法を見つけることが重要です。チームコラボレーションプログラムやプロジェクト管理ソフトウェアプログラムは、チームやマネージャーが、誰が全体の結果に貢献しているか、誰がより多くの指導を必要としているかを確認するのに役立ちます。遠隔地にいる社員は、上司と定期的に連絡を取り合い、チーム全体で最新情報を共有したり、対面またはオンラインのミーティングに参加したりする時間を設けるべきです。

フレックスタイム制を採用している社員を管理することは、企業のリモートワークを成功させるために非常に重要です。管理者をトレーニングし、前もって期待されるコミュニケーションを設定することで、生産的で成功するプログラムを導入する可能性が高まります。

主要部門で試用的に始める

組織全体でフレキシブルワークプレイスの取り組みを行う前に、余裕があればいくつかの主要部門でパイロットプログラムを始めることを検討します。試験的に実施してデータを確認する時期を3ヶ月や6ヶ月などに設定します。試験的プログラムは、試験を成功させるために必要な情報を収集する時間を与えてくれるだけでなく、新たにフレックス勤務制度を導入した際に生じる問題点を解決するためにも有効です。障害や課題を発見したら、調整を行い、組織全体にプログラムを展開することができます。

試験運用を始めるにあたり、組織内のどの部門が柔軟な働き方をすることで利益を得られるか、またどのマネージャーが柔軟なワークプランの試験運用に適しているかを考えてみましょう。すべてのマネジャーが積極的に参加するとは限りませんし、目標を達成するためにはチームが同じ場所にいなければならないと考えるマネジャーもいるでしょう。

いくつかの主要な部門やビジネスユニットでフレキシブルワークプログラムの導入に成功した後は、懐疑的な管理職もより大きなイニシアチブに賛同しやすくなります。プログラムを組織全体に展開する準備ができたら、このプログラムで成功を収めたマネージャーの協力を得て、計画を推進していきましょう。

全体的な成功の評価

試用期間が終了したら、フレックス制度の成功を評価するために十分なデータを集めます。いくつかの重要な結果に注目するとよいでしょう。

フレックス・ワーカーにまつわる落とし穴やネガティブな結果を避けるために、時間をかけて慎重にフレキシブルな勤務形態を計画し、組織全体にこの機会を提供する前に試験的に実施してみましょう。フレキシブルワークプレイスプログラムは、機動性と創造的な仕事の選択肢を持つ文化全体を補完する素晴らしいものとなります。

ぜひお試しください。

 ［参考］

※１　https://news.gallup.com/poll/355907/remote-work-persisting-trending-permanent.aspx