リモートワークの管理の際に避けるべき8つの間違い

COVID-19は、さまざまな形で企業に影響を与えました。いくつかの分野（特に医療分野）では、サービスに対する需要が突然大幅に増加したため、スタッフの必要性が高まり、対応を迫られました。また、旅行業や接客業^※１のように、多くの国で頼りにしていた消費活動や余暇活動が停止したため、従業員の縮小を余儀なくされたところもあります。

パンデミックが企業にもたらした最も一般的な影響の1つは、ウイルスの蔓延に対処するために政府や保健機関が推奨しているリモートワークの増加でした。

PwC社の調査によると、これは企業機能の「永続的な変化」になる可能性が高いという。PwCが実施したCEOパネル調査^※２では、回答者の10人中8人近く（78％）が、パンデミック後に状況が正常に戻ったとしても、リモートコラボレーションは継続すると回答しています。また、「低密度の職場」（61％）や「ギグ・エコノミー」（54％）^※３も、今後のトレンドとして挙げられています。

リモートワークフォースを管理することがあなたのビジネスにとって新たな挑戦であるならば、よくある間違いや落とし穴に気をつけることが大切です。

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1. ワーク・ライフ・バランスをサポートできていない

従来の職場に慣れている従業員がリモートワークに移行する際には、様々な課題に直面する可能性があります。その一つが、ワークライフバランスの維持です。リモートワークは、通勤時間を短縮するなど、仕事の面での改善に役立ちますが、仕事と家庭の境界を曖昧にしてしまう^※４可能性があります。

家の中に仕事専用のスペースを設けて、仕事とプライベートの区別をつけるようにしましょう。一休みしたいときや一日の終わりには、別の場所に移動してスイッチを切り、仕事の意識から離れることができます。

また、勤務時間外は仕事に関連するメールやその他の通知をオフにするよう従業員にアドバイスすることも重要です。スマートフォンですぐにコミュニケーションツールにアクセスできるため、常に仕事のことを考えているような状態になり、燃え尽きてしまう可能性があります。

従業員がワーク・ライフ・バランスを保てるような施策を導入することは、特にストレスや不安が多い時期に、従業員の精神的な健康を維持するために不可欠です。COVID後の時代には、雇用主にとってこの点を優先する必要があります。

Cedars-Sinai Medical Centerの専門家によると、今回のパンデミックはメンタルヘルスに長期的な影響を及ぼす可能性が高い^※５という。

2. 日課を作らない

従来の職場に慣れている従業員がリモートワークに移行する際には、自宅環境での一貫した日常生活を維持するなど、多くの課題に直面する可能性があります。そのため、管理職が中心となって、1日の仕事の流れを明確にする必要があります。

1週間のうち、一定の間隔で繰り返しミーティングを行うことで、社員全員がお互いに連絡を取り合い、進捗状況や重要な情報を共有する機会を多く持つことができます。

また、特定のメンバーと定期的に連絡を取り合うことも考えられます。特に、他の人と協力してアイデアを出し合っているときに最も生産性が上がるようなスタッフは、そのようなスケジュールを立てるとよいでしょう。

プロジェクト管理ツール^※６を使えば、社員全員が簡単に共有できる作業計画やタイムテーブルを作成することができます。Asana、Trello、Basecamp、Liquid Plannerなどのプラットフォームは、To-Doリストの作成、最も重要な活動の優先順位付け、個人への仕事の割り当てなどの作業に特に役立ちます。

毎日のタイムテーブルは、仕事を進める上で必要なサポートや構造を与えるだけでなく、休憩や食事、運動の時間を確保^※７するのにも有効です。最も成功しているリモートワーカーは、仕事と家庭の生活に明確な境界線を設定することができます。

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3. コミュニケーションの断絶

職場で長時間一緒にいると、同僚同士の頻繁な連絡やコミュニケーションが自動的に行われます。同僚同士が自然と会話をし、心の中にあるものを話し合うことで、ストレスを解消したり、仕事をより効果的に進めるためのアイデアを共有したりすることができます。

しかし、リモートワークでは、定期的な連絡や会話が難しくなり、さまざまな弊害が生じる可能性があります。スタッフが孤独を感じ^※８、人と人との触れ合いから得られる基本的なメリットを奪ってしまうだけでなく、コミュニケーションの障害は、ビジネス全体のパフォーマンスに影響を与える可能性があります。

例えば、納期の迫った大きな顧客の注文を受けた場合、プロジェクトに関わる全員が頻繁に連絡を取り合う必要があります。そうすることで、ミスコミュニケーションの結果、ミスが発生したり、顧客の優先事項が見落とされたりするリスクを減らすことができます。

ZoomやMicrosoft Teams、GoogleのG Suiteなどのコミュニケーションツールやコラボレーションツールを使えば、同僚がどこにいても、これまで以上に簡単に（そして安価に）連絡を取り合うことができます。このようなアプリケーションは、フォーマルなコミュニケーションには欠かせませんが、インフォーマルな会話やバーチャルコーヒーブレイクのようなチームイベントにも利用できます。このような活動は、遠隔地で働く同僚の士気を高め、関係を維持するために非常に重要です。

4. 連絡の少ない社員にはサポートが必要ないと思い込んでいる

リモートワークへの対応は人によって異なります。ある人は、社会的な交流やコラボレーションを好むため、生産性を維持するために同僚や上司と定期的に連絡を取る必要があります。

しかし、一人で仕事をすることに慣れていたり、もともと無口だったりする人は、リモートワークではさらに内向的になる可能性があります。

管理者は、社員が何の心配もしていないからといって、自分の仕事に満足していると思い込まないように注意する必要があります。実際には、最も無口で控えめな従業員こそが、自ら名乗り出る可能性が低いため、マネジャーの注意を最も必要としているのかもしれません。

例えば、マネージャーが2、3日話していない人の様子を確認するために電話をかけるなど、些細な行動やジェスチャーでも、その従業員がサポートされていると感じるには十分です。また、一見些細な問題が放置され、深刻な問題に発展するリスクも軽減されます。

さらに、このように積極的に行動することは、従業員を大切にしようとする姿勢を示すことになり、雇用主のブランド^※９にもつながります。

5. 技術サポートを怠っている

リモートワークへの移行が進んでいる現代の企業にとって、最優先事項の一つは、従業員が効果的に仕事をするために必要な様々なツールや技術へのアクセスを確保することです。

さらに言えば、継続的な技術サポートやソリューションを提供するために、どのようなプロセスやシステムを導入すべきかを考える必要があります。

それは、次のような質問をすることです。

例えば、ノートパソコンが故障して仕事に支障をきたした場合、どのように対応するのか？
リモートで仕事をするために必要なソフトウェアやシステムに問題が生じた場合、技術サポートを受けることができるか？
従業員がリモートワーク用のテクノロジーを最大限に活用できるよう、継続的なトレーニングを提供しているか？
私たちの調査によると、ほとんどの企業はリモートワークの増加がもたらす技術的な影響にうまく対処していることがわかりました。ランスタッド・ワークモニター2020^※10のレポートによると、79％の従業員が、加速するデジタル化に適応するために必要な設備や技術があると感じていることがわかりました。これは、2018年第1四半期の調査で、35％の労働者^※11が、自宅で効果的に働くために必要な技術的設備を雇用主が提供してくれていると感じていないことを示したことと比較して、好意的に受け止められています。

また、2020年の調査では、世界の回答者の40％がCOVID-19パンデミックの課題に適応するための新しいスキルの習得に苦労していることがわかりました。これは、多くの雇用主が、最新のトレンドやテクノロジーの発展を反映したトレーニングを提供することで、従業員へのサポートを強化できることを示唆しています。

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6. セキュリティを軽視している

従業員が自宅で適切な仕事ができることは重要ですが、遠隔地にいる従業員が会社のセキュリティリスクを高めないようにすることも重要です。この点が懸念される場合、保護を強化し、機密情報や資産を安全に保つための対策を講じることができます。

まず、安全性を確保しなければならないデータを扱う業務に従事する人に、ノートパソコンや携帯電話などの会社支給のデバイスを提供することを検討してみてはいかがでしょうか。この方法では、従業員が業務で使用するすべての機器に強力なセキュリティ設定を施し、信頼性の高いウイルス対策ソフトウェアやその他の保護手段で保護することができます。

また、組織専用の仮想プライベート・ネットワークを構築することも効果的です。仮想プライベート・ネットワーク^※12は、暗号化や認証ツールを用いてデータを安全に送受信できるプライベートな「トンネル」を提供することで、セキュリティを向上させることができます。

また、従業員には、以下のようなセキュリティに関するベスト・プラクティスを伝えておく必要があります。

機密情報が含まれる可能性のある電話は、静かな場所を探したり、プライバシーのためにヘッドフォンを使用する
安全性が求められるデータはプリントアウトしない
使用していないノートPCの画面をロックし、すべてのハードウェアにパスワード保護機能を付ける。

7. 細心の注意を払う

このブログの冒頭で述べたように、リモートワークでは、マネージャーがスタッフと定期的に連絡を取らないことで、問題が発生するリスクが高まります。連絡を取り合い、定期的にチェックすることは重要ですが、逆にマイクロマネジメントにならないようにすることも重要です。

スタッフとの定期的なコミュニケーションは必要ですが、（事実上）マネージャーが肩越しに見ていなくても、スタッフが自分の仕事をこなし、生産性を維持できることを信頼していることを示す必要があります。

調査によると、職場から離れることは、実際に仕事をより良くする^※13のに役立つと言われています。リモートワーカーの77％は、自宅で仕事をしているときの方が生産性が高いと答え、76％はプロジェクトに集中する必要があるときにはオフィスに行かないことを選んでいます。

最終的には、マネージャーは、リモートワーカーを監督し、チームが必要とするサポートを提供し、人々に自分の仕事に対する自由とコントロールを与えることの間の適切なバランスを探すべきです。

8. 期待値を設定しない

リモートワークを始めたばかりの人は、どのようにして自宅（または拠点）で責任を果たしていくのか、またどの程度の生産性^※14を目指すべきなのかについて、明確な考えを持つべきです。

例えば、コンピュータ、インターネット接続、ビジネスデータやシステムへのアクセスだけが必要な仕事の場合、オフィスでの仕事の仕方と自宅での仕事の仕方にほとんど違いはないかもしれません。

しかし、同僚との共同作業や交流に依存する仕事は、リモートワークにはあまり適していません。このような場合には、従業員と話し合い、慣れない環境でも自分のスキルを発揮し、ビジネスの生産性を高められるような計画を立てることが重要です。

このような状況では、管理能力が重視され、リモートワークを効果的に管理するための明確な計画を持つことのメリットが実感できます。

ランスタッドでは、まさにこのテーマを取り上げたミニガイドを作成しました。このミニガイドでは、リモートワーカーをサポートし、最高の結果を出すために取ることのできる実践的なステップと対策を紹介しています。