常習欠勤はどの企業にとっても日常の現実です。普段の1日に従業員の3～6%が欠勤しているのは珍しい話ではありません。
従業員が数百人の大企業であれば、一般的な欠勤率はつまり毎日数十人が欠勤する状態に対処することを意味し、同時に大幅な生産性の低下、コストの増加、顧客満足度の低下を意味しているかもしれません。
常習欠勤を完全になくすことはできませんが、この問題について理解を深め、対処することはできます。予定外欠勤者の数の動きを常にチェックし、組織にとって深刻な問題になり始める兆候を見極めることも大切です。
相次ぐ納品の遅れや超過勤務支払いの継続が難しい場合など、常習欠勤による負の結果に気づき始めたら、それは人員管理や業務運営を見直し、この問題に対処する必要性を知らせるサインです。
本コラムでは、常習欠勤の影響を抑えるための解決策や戦略をご説明します。
先手を打つ
常習欠勤に対処するための最も有効な方法、特にこの問題に対して長期的で持続性のある解決策を見つけたい場合の方法は先手を打つこと。人員不足や業務が回らなくなってから対応するのではなく、事前に計画を立て、重要なタイミングや時期に人員をどのように再配置するか考えておく必要があります。
そのためのステップとして、重要業務をリストアップし、その遂行に必要なスキルを洗い出してください。そうすれば、業務の優先順位を決め、どの作業は代替人員によってカバーできるかを判断しやすくなります。主力人材が欠勤しても生産性を維持するために、どのトレーニングを強化すべきかを把握する意味でも役立ちます。
トレーニングを先手で考えることによって、常習欠勤が問題になり始める前に従業員に順応性のある幅広いスキルが身につくことになり、重要な役割の不在をカバーし、基幹プロセスを確実に継続させるための態勢が整います。
業務量の見直し
コアビジネスの継続といった基幹業務に注力していて、常習欠勤率に悩まされているのなら、より効率的で柔軟性のある業務量調整が特に有効です。これについては、例えば作業やプロセスの重要度を明確にしたうえで、どの活動なら生産性や顧客への提供物に影響を与えることなく遅らせたり、後回しにできるかがわかる階層構造にまとめる方法があります。
これは、人員管理や勤務スケジュール作成の一環として非常に重要な作業です。重要業務の遂行や重要目標の達成にあたっては、十分な労働力を確保できていると確信できることが大切です。別の役割や別の部署からの配置転換を含め、重要業務の遂行者を常に確保した人員計画や勤務スケジュールを立てることもこれに含まれます。
重要目標の性質や日常的に対応できる常習欠勤のレベルは、それぞれの組織や業界によって違います。例えば製造業であれば、生産ラインに常に一定の人員を配置して生産量を保てるような人員・業務量計画が必要です。
必要に応じた増員
業務量を調整したり、配置を見直しても、重要業務領域の人員不足が明らかになった場合は、重要業務の遂行のために必要時に速やかに増員できる手段を考える必要があります。
信頼できる人事パートナーと手を組む最も大きな利点の一つがこの部分です。実績のある大手人材サービス会社なら類似企業での勤務経験のある吟味された豊富な人材との橋渡しをサポートでき、つまり短時間で人材を確保でき、そのスキルにも安心できます。
この点はまた、必要に応じて人員規模を調整できる有期雇用の利点を活かせる機会でもあります。ただし、この方法は有効ではありますが、単に常習欠勤を穴埋めするための代替人員の確保だけでは十分ではありません。人員不足を予想し、積極的に研修を行ってスキルの多様化を図るための計画を先回り的に立てることも必要です。
重要業務領域で人員不足に陥った場合のもう一つの解決策は、可能な従業員に時間外労働を依頼し、対価を支払うことです。もちろんコストの問題が発生しますので、常習欠勤が急増した時に超過勤務手当を支払う余裕があるのか、もっと持続可能な解決策を探すべきなのかを考える必要があります。
効率性アップ
常習欠勤率が上がるたびに生産性や生産量に深刻な影響が及んでいる場合は、人員管理や人材管理、あるいは組織全体として効率性が欠落している兆候かもしれません。
効率性が問題である場合、現代の企業にとっての強い味方はテクノロジーです。自動化をはじめ、テクノロジーの目覚ましい進歩によって多くの組織の業務運営は様変わりし、かつては人間の注意力を必要とした定型作業を機械やソフトウェアが処理してくれます。その結果、人間の従業員への負担が軽減され、その分生まれた時間を価値の高い作業に費やしたり、常習欠勤率が高い時に重要領域の人手不足を埋めることができます。
人材管理が問題である場合は、重要機能のスピードアップに役立つ、自動化可能なプロセスが複数あります。例えば、リソース不足の可能性を洗い出すための人員分析や新規採用者がスムーズに仕事を始めるためのオンボーディングプロセスの最適化などです。
さまざまな業界の動きを見ると、今後数年の企業経営や業界全体の成り立ちにおいて、自動化が非常に大きな役割を担うことがわかります。デロイトは世界26カ国、幅広い業種の企業幹部500名以上を対象に実施した調査を踏まえ、ロボティックプロセスオートメーションなどのテクノロジー市場が2024年までに50億ドル規模に到達すると予測しています。調査回答者は向こう3年間に自動化によって労働力が27%増加するとも予測しています。これは正規従業員240万人分に相当します。
常習欠勤の根本原因に目を向ける
基幹プロセスを維持し、事業を継続するために、常習欠勤に対する即座の措置や短期的解決策を用意しておくことも大切ですが、予定外の欠勤者が多数発生している場合は、その根本理由を長期的視点から考えることも重要です。
常習欠勤の理由として病気は一般的ですが、出勤できない、出勤したくない潜在的な理由はそれ以外にもさまざまにあります。例えば、
- 職場でのいじめや嫌がらせ（受けている側が職場を避ける）
- 子どもや高齢の家族の世話、介護（コロナ禍で特に顕著になった問題）
- 士気、やる気の低下、喪失
- 転職活動
長期的視点からこの問題に対処するには、常習欠勤の傾向を調査し、予定外欠勤の理由を詳しく知るための従業員との話し合いの場を設けることが重要です。
常習欠勤率の高さの背景に士気の低下や職場での不満があるならば、その問題の原因を突き止め、対処方法を考える必要があります。
家族の世話や介護が必要なために通常の勤務時間に支障が生じている場合は、組織と従業員の実状に合った変形労働時間制を導入することも有効な方法です。
基幹プロセスのアウトソーシング
常習欠勤が手に負えないレベルに至った場合は、従業員の負担を軽減しながら生産性を維持するために一部プロセスのアウトソーシングを考えるべきタイミングかもしれません。
例えば、基幹製品の生産に力を注ぐべき製造業であれば、時間のかかる包装・ラベル貼付作業を物流会社に委託し、人員の負荷を軽減する方法があります。
また、採用活動を自前でやらずに実績のある信頼できる人材サービス会社に委託するメリットを検討することも価値ある一案です。欠勤を穴埋めするために信頼できるスタッフを簡単に見つけられるだけでなく、実績のある人材サービス会社と手を組むことによって、基幹業務に専念する時間が生まれます。また最新の人材テクノロジーを活用したり、最新動向に通じることもでき、人材分野の最新イノベーションを有効活用できます。
著者
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