採用代行（RPO）は採用業務の負担軽減に役立つ一方で、人材のミスマッチなどが起こる可能性もあります。採用代行のメリット・デメリット、上手に活用するコツなどをご紹介します。

採用代行とは？

採用業務を社外のパートナーに代行してもらうサービス

採用代行とは、企業などの採用業務を社外のパートナーに代行してもらうサービスです。応募受付や応募者情報の管理など業務の一部のみを委託するものから、採用業務のほとんどを一括して任せるものまで含めて「採用代行」と呼ばれています。他に、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」、「採用アウトソーシング」と呼ばれることもあります。

代行してもらう内容によっては行政機関の許認可が必要

採用代行業務の中には、職業安定法で「委託募集」にあたると定められている内容があります。例えば、労働者の募集や選考などといった業務が該当します。こうした業務を委託する場合は、委託元と委託先の双方が、厚生労働大臣、または就業地を管轄する都道府県労働局長の許可を受ける必要があります。

採用代行を利用するメリットは？

採用担当部門の人手不足を解消できる

以前はハローワークや求人情報誌などが求人の主な窓口でしたが、現在は自社サイト、就活・転職サイト、ビジネスマッチングサービス、就活・転職アプリなど、採用チャネルがかなり多様化しています。採用担当者が多数の採用チャネルの管理業務に追われ、既存のリソースだけでは対応しきれないケースも出てきています。採用代行に業務を任せることで、こうしたリソース不足の解消が見込めます。

採用担当者を重要度の高い業務に集中させられる

採用担当者には、応募受付などの定型業務以外にも「社内担当者でなければできない」重要度の高い業務があります。例えば、面接辞退や内定辞退を回避するため、候補者やエージェント、募集部門などに対して丁寧かつ繊細に対応していかなければなりません。採用代行を活用することで、採用担当者をこうした重要な業務に注力させられるようになります。

採用力の底上げを図れる

採用力を強化するためには、採用分野に関する深い知識やノウハウが必要とされます。採用専門のパートナーに採用代行を依頼することで、社内の担当者にはない知識やノウハウも投入され、採用力の強化につながります。

採用代行を利用するデメリットは？

サービス選定・導入準備にリソースを取られやすい

採用代行では「どの部分をどこまで代行するか」を契約事項として協議決定し、合意を得てから代行業務を開始します。そのため、サービス選定時の比較検討や、導入前に行う要件のすり合わせに時間や手間を取られがちです。しかし、こういった事前準備を軽視すると、代行を開始してからトラブルにつながりかねません。

ミスマッチのリスク

社内で採用活動を進める場合、「求める人物像やスキル・要件」は各自が理解していることも多いはず。しかし採用代行の場合はこうした情報共有が不十分だと、人材のミスマッチが発生しやすくなります。面接や選考まで代行してもらう場合、ミスマッチな人材をチェックできないまま雇用することになりかねません。

社内に採用ノウハウが残らない

代行の範囲によっては、採用担当者が重要な業務を経験できず、社内にノウハウが蓄積されにくくなります。企業にとって、採用担当者のスキルアップの機会が減ることにもなりかねません。

採用の質を向上させる採用代行活用のポイント

導入準備には相応の時間と手間をかける

業務内容の明確化、委託範囲と費用との比較検討など、サービスを選定するだけでも相応の準備が必要になります。また選定後も、情報連携などの取り決め、選考基準などの認識すり合わせといった綿密な導入準備が求められます。「アウトソース＝任せきりでOK」なのは相応の準備を経た上でのことと心得て、導入まではある程度のリソースを確保しておきましょう。

自社に合ったパートナーを見極める

同じ採用代行でも、例えば「定型業務をアウトソースすることでコストカットしたい」場合と、「プロの手を借りて採用力を高めたい」場合では、委託先に求めるものが違ってきます。欲しい実績もノウハウも持たないパートナーだと、期待通りの成果が得られない可能性も。採用代行導入の目的や、パートナーの特性を踏まえた上での選定が重要です。

導入後も定期的に活動状況の確認を

業務負担軽減のための採用代行であっても、完全に任せきりにするのではなく、定期的に活動状況の確認を行いましょう。必要に応じて改めて認識をすり合わせたり、軌道修正などの対策を講じたりすれば、より自社にフィットした活動を維持できます。また、こうした活動状況を把握する経験が、採用担当者のスキルアップにもつながります。

「どのように採用代行を活用すればいいか」から相談できるパートナーを

採用業務は「完全内製」にしてしまうと企業にとって負担が大きく、その一方で「採用代行に丸投げ」してしまうとミスマッチが起きやすい、匙加減の難しい分野です。採用代行を始めるにあたっては、こうした匙加減も心得た、経験とノウハウの豊富なパートナーを選びたいところです。

ランスタッドのRPO（採用代行）サービスは、部分的な採用業務サポートから、全プロセスのフルサービスによるサポート、リクルーター派遣、人材紹介まで幅広く対応しています。採用のプロフェッショナルが、求める内容に応じて自社にフィットする効率的・効果的な方法で採用を成功に導きます。