採用管理が効率化すると、人事が重要な業務に集中できるようになり、優秀な人材の獲得につながります。RPO（採用代行）などのソリューションや、効率化の注意点などをご紹介します。

人事における「採用管理」とは？

採用活動のプロジェクトを管理する業務

採用活動には、どんな人材をどう獲得するかという採用計画・採用戦略、それに応じた採用方法の策定、募集、応募者の管理・フォロー、選考、さらに選考後は内定者の管理・フォロー……といったように、さまざまなプロセスが含まれています。これらを適切に管理し、ニーズに応じた人材を獲得できるようプロジェクトを進める業務が採用管理です。

採用に注力すればするほど業務量も増える

採用管理は、優秀な人材を確保しようと積極的に動くほど、「従来と違う募集方法を検討し、採用チャネルを増やす」、「応募条件や選考方法を吟味する」、「配属予定の部署やエージェント会社など、社内外とのコミュニケーションを充実させる」などさまざまな対応が発生し、どんどん業務量が増えてしまう傾向があります。

採用管理をスムーズに回すには「効率化」が欠かせない

 定型的な業務も多いことが採用管理の課題に

採用管理には、応募者情報の管理、採用タスク管理、スケジュール管理などの定型的な業務も多々あります。これらの業務はスケジュールとの関連が強く、応募者や募集する部門が多いほど物量が増えるため、人事担当者が手間を取られがちでもあります。その結果、人事の専門的なノウハウやスキルが必要な業務がおろそかになり、人材獲得のチャンスを逃してしまうといったことが課題となっています。

定型業務を効率化し、採用活動にメリハリを

こうした課題を解決するには、情報管理やタスク管理、スケジュール管理などをよりスムーズに行うための課題解決策を見出す必要があります。定型業務をスムーズに運営することで、人事担当者は採用活動において重要な社内外とのコミュニケーションや、応募者の精査、採用状況の分析などといった業務に注力できるようになり、メリハリのある採用活動につながります。

採用管理を効率化するソリューションには何がある？

RPO・採用代行

RPO（Recruitment Process Outsourcing）は企業などの採用業務を社外のパートナーに代行してもらうサービス全般を指し、採用代行とも呼ばれます。応募受付や応募者情報の管理など業務の一部のみを委託するケースから、採用業務のほとんどを一括して任せるケースまで、さまざまな活用スタイルが見られます。「人事のプロの手を借りる」方法でもあり、うまく活用すれば効率化だけでなく、自社の採用力強化にもつなげられます。

RPOについてはこちら の記事もご覧ください。

 ATS・採用管理システム

ATS（Applicant Tracking System）は、応募者情報の一元管理、採用タスクの効率的な管理、スケジュールの自動化、採用状況のリアルタイムな分析など、採用管理に特化した機能を持つシステム全般を指し、採用管理システムとも呼ばれます。「SNSとの連携が可能」、「システム内から求人サイトへ掲載する機能がある」など、製品によって特長が異なるところがポイントです。

効率を重視した新しい採用管理フロー・ルールの策定

効率を下げている業務やそのフローを洗い出し、効率的な手順に置き換えます。コスト面からRPOなどのサービスやシステムを利用することが難しい場合でも、表計算ソフトなどの汎用ツールで取り組むことができます。一方、自分たちですべてやることになるので、新たな採用管理フロー・ルールでの運用開始までに人事担当者にかかる負担はかなり大きく、すでに多忙である人事担当者がさらに忙しくなる懸念もあります。

採用管理の効率化で人事が気をつけるべきことは？

自社に合ったソリューションを見極める

「予算が限られているから」と、効率に欠ける汎用ツールをだましだまし使い続けたり、取引先とのお付き合いなどで機能や使い方もよく確認せずに採用管理システムを導入してしまったりすると、「採用のミスマッチ」ならぬ「採用管理ソリューションとのミスマッチ」で、不足しているリソースをさらに奪われてしまうことも。まず自社の採用管理をどのように効率化したいかを明確化し、それに合うソリューションをしっかり吟味することが重要です。

業務効率化の先の「効果」は長期的な視点で

人事担当者が社内外のコミュニケーションや採用分析といった業務に注力できるようになっても、それだけですぐに応募者が殺到する、目に見えて内定辞退が減るといったことにはなかなかならないものです。長期的に採用管理改善に取り組む覚悟を持ち、状況を冷静に分析しながら、まずは「人事がコア業務に集中できる」環境を目指していきましょう。

採用管理の的確な見直しはメリットが大きい

採用管理は的確に見直せば効率化の効果が大きい業務です。人事担当者をコア業務に注力させることは、採用活動そのものへの良い影響はもちろん、担当者自身も重要業務を担当している自覚が生まれ、モチベーションアップにつながります。ぜひ積極的に取り組んでいきましょう。

ランスタッドのRPOは、部分的な採用業務サポートから、全プロセスのフルサービスによるサポート、リクルーター派遣、人材紹介まで幅広く対応しています。採用のプロフェッショナルが、自社にフィットする効率・効果的な方法で採用を成功に導きます。