ワークフォース・マネジメント【ランスタッド法人ブログWorkforceBiz】

急速に発展する今日のグローバル経済において、企業のパフォーマンスを最適化する新しい方法を見つけることは非常に重要です。世界中の人事リーダーやオペレーション・マネジャーは、人材配置を最大限に活用するためにワークフォース・マネジメント（WFM）ソリューションに注目しています。

ワークフォースマネジメント入門

急速に進化する今日のグローバル経済において、企業のパフォーマンスを最適化する新しい方法を見つけることは非常に重要です。世界中の人事リーダーやオペレーション・マネジャーは、人材配置を最大限に活用するためにワークフォース・マネジメント（WFM）ソリューションに注目しています。

過去5年間、ワークフォース・マネジメント・ソリューションへの投資は着実に増加し、WFMアプリケーションによる世界市場の収益は、2024年までに55億米ドルに達すると予想されています。ビジネスリーダーは、ワークフォースの管理方法について批判的に考えることの利点に気付いています。

今こそ、人材配置を見直す絶好の機会です。このページでは、ワークフォースマネジメントについて、またワークフォースマネジメントがどのようにビジネスの成功に貢献するかについて、必要な情報をすべてご紹介しています。

１．ワークフォースマネジメントとは？

ワークフォースマネジメントは、人材資源を企業内で効率的に配分するための一連のプロセスや手順です。言い換えれば、WFMは、適切なスキルを持つ従業員を、必要な時に必要な場所に正確に配置するために機能します。ビジネスフレームワークとして、パフォーマンスとコンピテンシーを重視し、従業員の生産性を最大化することを最終目的としています。

企業がワークフォースマネジメントを活用するのには、以下のような理由があります。

なぜ重要なのか？

ワークフォースマネジメントプロセスは、計画と認識を高め、ビジネスニーズをより明確に把握できるようにします。また、柔軟性を高めることで、ビジネスや採用戦略においてコストのかかるシフトを実施することなく、新たな課題に適応することが可能になります。

柔軟性を高め、計画を改善することは、生産性の向上につながり、最終的には利益を増加させます。調査によると、効果的に労働力を再配分し、管理する方法を知っている組織は、競合他社よりも2倍高い業績を上げる可能性があります。

従業員の再配置と管理を効果的に行う方法を知っている企業は、競合他社よりも2倍高い業績を上げる可能性があります。

マッキンゼー

以下では、一般的なワークフォースマネジメントの問題と、それに対処するための戦略について説明します。

２．一般的なワークフォースマネジメントの問題

スケジューリング＆プランニング

今日の企業にとって、「時は金なり」ということわざは、本当に真実です。そして、それは彼らがシフトをスケジュールする方法を再考することによって、何百万ドルを回収するために立っているいくつかの施設では、製造業のような大量の労働力のためにさらに真実である。それは、効率的に毎週と毎月のスケジュールを作成する方法を見つけることが先に取得しようとしている企業のために重要であることは明らかである。

いくつかのマネージャーもスケジューリングに週12時間まで費やして報告しながら - 管理者の約半分のために今日、スケジューリングは完了するまでに毎週2時間以上かかります。同じレポートによると、スケジューリングエラーによって作成された各ミスシフトは、毎月の支出で633ドル（531ユーロ）にほぼ相当しています。

スケジューリングや計画の不備は、欠勤率の高さにつながる - これについては後述する - が、それ以外の影響もある。スケジュール管理の不備は、従業員の士気を低下させ、予定外の残業の発生を増やし、それがすぐに大きな出費につながる可能性がある。

ワークフォースマネジメント・ソリューションは、このような共通の悩みを解消することを目的に、最先端の技術でスケジューリング手順を最適化することで支援します。また、利用可能な労働力プールのサイズを増加させ、人材の獲得と保持を高めるなど、具体的な成果も得られます。

アブセンティズム（常習欠勤）

衝撃的な統計があります。米国では、従業員が予定外に仕事を休む「アブセンティズム」による生産性の損失は年間85億ドル、英国では、アブセンティズムの経済的コストは2030年までに260億ポンドに達すると推定されています。つまり、優秀な人材を採用するだけでなく、欠勤をさせないことが極めて重要なのです。強力な労働力は、信頼できる労働力と同じくらい重要なのです。

欠勤の理由には、身体的な怪我や病気、精神的な健康障害、いじめや嫌がらせ、就職活動など、さまざまなものがあります。これらの欠勤の理由はすべて、何らかの形で対処することができます。それは、従業員の健康と幸福を奨励することでも、従業員の定着率を高める職場環境全般を整えることでも同じです。

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ワークフォースマネジメント・ソリューションは、欠勤の根本的な原因に対処するのに役立ちますが、プロアクティブな計画やその他の長期的なソリューションを通じて、欠勤の影響を管理することも可能です。欠勤が発生しても、収益に打撃を与えることはありません。成功する企業は、人手不足に対応するために奔走するのではなく、流動的な戦略を立てて対処しているものなのです。

労働力を分析し、スキル監査などの活動を行うことで、キャパシティと能力を明確に把握し、欠勤率が高い場合に問題が発生する可能性のある場所を把握することができます。また、ビジネスを運営する上で最も重要なプロセスを特定することもできます。最後に、重要な業務を遂行するために必要なコンピテンシーを特定することで、トレーニングや能力開発計画に反映させることができます。

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非効率なオペレーションと低い生産性

現代のビジネスにおいて、効率性は最も重要な要素であり、新しいテクノロジーや戦略は、一般的にROIを最大化するために効率性を高めることを目的としています。しかし、効率とは何でしょうか。また、業務が非効率的であるとはどういうことでしょうか。簡単に言えば、非効率な労働オペレーションとは、あるプロセスにおいて、他社が同じことを行う、あるいは生産するのに要する平均時間よりも多くの費用と時間を費やしている状態を指します。

では、具体的にどのようなことが労務の非効率化につながるのでしょうか。多くの業務上の問題と同様、原因はさまざまです。人件費が高すぎるのかもしれませんし、従業員の意欲が低下しているのかもしれません。ある調査によると、エンゲージメントが高い企業では、生産性が21%も高いという報告もあります。また、管理職がデータを活用できていないために、現在の業務戦略の問題点を把握できていない可能性もあります。

ワークフォースマネジメント・ソリューションは、業務上の非効率性を改善するために必要な専門知識を導入することで、問題のある戦略を特定し、リソースと労働力のより良い配分を提供することができます。新しい戦略をROI（場合によっては年間50万ドル以上）に結びつけてくれるパートナーがいれば、機会損失による頭痛の種を回避し、ビジネスの成長に集中することができるようになるはずです。

高離職率・低残職率

離職率が高く、定着率が悪いと、そのコストは深刻なものになります。最近の研究によると、新しい従業員を雇うには、そのポジションの給与の平均21％がかかると言われています。さらに、残業代や安全衛生上の懸念など、欠員が出た場合のコストは、欠員が出れば出るほど膨らんでいきます。

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企業は、高い離職率を減らし、従業員の定着率を高めるために、いくつかの効果的な方法を採用することができます。例えば、競争力のある給与の提供、強力な雇用主ブランドとポジティブな評判の確立、入社手続きの合理化、人材獲得の改善などが挙げられます。しかし、これらの施策は単独で成果を上げることを保証するものではありません。

包括的なワークフォースマネジメントソリューションを使用すれば、定着率向上のための取り組みがより簡単に、より効果的に行えます。ワークフォースマネジメントソリューションは、採用、選考、入社手続き、シフト計画、予測など、あらゆる業務をサポートし、生産性を高めながら、定着率の向上、離職率の低下、コスト削減に貢献します。

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人件費

特に製造業では、最大限の財務効率を達成し、支出を管理することが企業にとって最大の課題の一つであるため、コスト削減は調達チームにとって共通の優先事項となっています。しかし、直接的な人件費に焦点を当てすぎると、トレーニングや離職のコスト、充填時間の長期化など、労働力の支出の主な間接的な原因を無視することになりかねません。

人件費の直接費と間接費の両方に積極的に取り組むために、ワークフォースマネジメント・ソリューションをどのように展開すればよいのでしょうか。そのひとつが採用です。新規採用、特にうまくいった場合の採用プロセスにはコストがかかるため、採用を最小限に抑える独自の方法を見つけることができれば、プラスに働きます。ワークフォース・マネジメント・ソリューションを活用して、現在のスタッフを再派遣したり、スキルアップさせたりすれば、採用せずに必要な人材を確保できるかもしれません。

また、オーバープランニング（必要以上の人件費を支払い、必要のない労働者を雇うこと）を最小限に抑えれば、必要な人件費のみを支払うことで、企業のコスト管理にも役立ちます。オーバープランニングを減らすために、労働力の稼働率を分析し、リソースがどの程度効率的に配置されているかを把握し、再配置のオプションを検討することができます。

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従業員の安全と物理的な職場の将来

安全で清潔、かつ建設的な職場環境を提供することで、従業員の安全を守るだけでなく、従業員のモチベーションを高く維持することができます。安全で快適、かつストレスのない職場環境は、高い生産性を実現するための隠れた鍵の一つです。さらに、安全でない環境は、負傷した従業員が自宅で過ごす時間が長くなり、労災請求が増えるなど、大きな経済的リスクをもたらす可能性があります。

しかし、安全文化を改善する前に、自社の安全文化が競合他社と比較してどのようなレベルにあるのかを確認する必要があります。外部評価は、ワークフォースマネジメント戦略を自社のビジネスプランに組み込むための最初のステップとなり、職場の安全性を高めるためにすぐに使える実用的な洞察を提供することができます。

また、パンデミックが終息し、製造現場がより完全に開放されていく中で、職場環境にどのような調整を加えるかを検討するのも良いアイデアです。安全手順を最適化し、安全性と効率性を両立させる方法は、革新的なワークフォースマネジメント戦略によって支援されます。

3.成功するワークフォースマネジメント戦略の構築

ワークフォースマネジメントのアプローチがビジネスにもたらす多くのメリットについて理解を深めたところで、それを導入するための戦略を練り始めることができます。まずは自社独自のニーズと課題を明確にし、ビジネス目標に沿った労働戦略にアップデートしていくことがベストなアプローチです。

一般的には、いくつかのステップを順番に踏んでいくとよいでしょう。

・優先順位を決める。

現在の業務について、何を改善したいのかを把握する。最近困っていることは何ですか？長期的に抱えている問題を特定できますか？その問題点を具体的にどのように考えればよいでしょうか。例えば、従業員の定着率を上げることに関心があるのか、それともより優秀な従業員を惹きつけることに関心があるのか？

・壊れたプロセスを特定し、修正する。

解決したい問題がわかったら、その問題に対処するためのプロセスを特定し、何がうまくいっていないのかを把握します。これは、特定のプロセスかもしれませんし、全体的なコミュニケーションの問題かもしれません。たとえば、44%の組織がワークフォースマネジメントのプロセスを処理するために3つ以上の社内システムを使用しているため、1つのシステムから次のシステムへの変換で物事が失われる可能性があることを容易に理解できます。

・可能な解決策を調査する。

可能なソリューションを調査する。プラグアンドプレイのソフトウェアから、ランスタッドのようなフルサービスの戦略的パートナーまで、多くの異なるWFMソリューションが市場に出回っています。

従業員管理のアウトソーシング

特に大規模な企業や臨時従業員を抱える企業にとって、従業員の雇用そのものはコストと時間のかかるプロセスです。また、個人的な関与が、より良い雇用やより優秀な労働力をもたらすとは限りません。

採用は負担ではありません。人材管理の外部委託やHRパートナーとの連携により、肩の荷が下り、ビジネスの中核に集中することができます。ランスタッドのソリューションは、拡張性、柔軟性、効率性に優れたソーシングモデルを提供し、お客様のリソース需要の変化に合わせて柔軟に対応します。

また、単に時間を節約するだけではありません。ランスタッドは、お客様の目標を総合的に考え、堅牢で永続的、かつ費用対効果の高いソリューションをお客様とともに開発するお手伝いをします。うまく管理された人材は、必要なときに必要なだけのリソースを確保することができ、間接費の節約にもつながります。

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4．ランスタッド社のインハウスサービスによる支援方法

グローバル市場で競争するのは簡単なことではありません。大規模な労働力を抱える企業は、生産の変動、季節の変化、新製品の発売、新しい拠点の追加、さらにはパンデミックの時のように世界が予期せず変化した時のビジネスモデルの改革に追われることになるのです。

ランスタッド・インハウス・サービス（RIS）は、自動車、物流、製造、製薬、コンタクト／サービスセンターなどの垂直市場において、大量に人材が必要なクライアントをオンサイトでサポートします。お客様との戦略的パートナーとして、柔軟なオンサイト・リソーシングの提供モデルを構築し、効果的なコスト管理と効率化を実現する雇用・労働力管理戦略を策定します。

大量採用のタレントマネジメントには、採用コストの削減、従業員のエンゲージメントの向上、カスタマイズされたソリューション、HRテクノロジーの活用などのメリットがあります。過去には、英国に拠点を置くお客様を支援した実績があります。

• シフトパターン再構築プログラムにより、24時間365日のオペレーションを維持しながら、人件費を一人当たり10％削減（38万3,000ポンド）。
• 業務効率の向上により重大なスキルギャップを解消し、年間9.5％（219,000ポンド）の時間外労働費を削減。
• エンド・ツー・エンドで効率化を図り、入社する人材を改善した結果、「トレーニングにかかる時間」を24％短縮。

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ランスタッドとの連携

ランスタッドは、人材サービス業界の世界的リーダーです。60年の歴史を持ち、プロフェッショナルとの密接な関係や専門知識は、複数の大陸や製造業を含む業界に及んでいます。私たちは、大小さまざまな規模の企業に対し、あらゆる企業の人材ニーズに対応したユニークで地域密着型のソリューションを提供しています。

ランスタッドは、ビデオ面接や自動レファレンスチェックなど、人事プロセスの主要部分をデジタル化するためのHRテックツールを利用できます。また、ランスタッドは採用プロセス全体をエンド・ツー・エンドで管理することも可能です。

今こそ、最高のチーム作りに着手し、調整と繁栄のために必要なものを備えているという確信を持って、将来の不確実性に立ち向かう時です。お近くの人材派遣会社や、ワークフォースマネジメントのソリューションについては、ランスタッドにお問い合わせください。

5．ワークフォースマネジメントFAQ

ワークフォースマネジメントとは、具体的に何を管理することなのでしょうか？

時間管理、従業員管理、福利厚生管理、スケジュール管理、採用活動など、さまざまな業務があります。もし、従業員の組織化に関連する業務であれば、ワークフォースマネジメントで最適化できる可能性があります。

なぜワークフォースマネジメントが必要なのでしょうか？

ワークフォースマネジメントの恩恵を受けない企業を見つけるのは難しいでしょう。ワークフォース管理は、スケジューリングエラーや欠勤の削減、採用プロセスの合理化、および給与のインフレを抑制することによって、コストを削減することができます。言い換えれば、将来のために滞在しながら、すべての時間とお金を節約するために探している場合は、ワークフォース-マネジメントが必要です。

ワークフォースマネジメントを導入する最適なタイミングはいつでしょうか？

答えは、「できるだけ早く」です。具体的には、以下のようなプロセスの改善に関心があるのであれば、ワークフォースマネジメント・ソリューションへの投資を開始する良いタイミングと言えるでしょう。

• 短期・長期的な人員配置とスキル要件の予測
• 現在の労働力を分析し、フィット/ギャップ分析を実施
• 会社がベンチマークを達成していることを確認するための結果の記録と分析
• 従業員の時間を監視し、労働時間や給与計算をより適切に管理

ワークフォースマネジメント・ソリューションはどのような人に有効か？

ほとんどの企業やビジネスが、ワークフォースマネジメントソリューションの恩恵を受けることができます。社内では、人事部、CFOやレポート作成が必要なトップマネージャー、業務やリソースを担当する中間管理職などが、ワークフォースマネジメントの主なメリットを享受することができます。

ワークフォースマネジメント・ソリューションのコストはどのくらいですか？

費用はさまざまな要因によって異なりますが、通常、ビジネスの規模や従業員数、導入する機能によって異なります。ワークフォースマネジメント・ベンダーは、ユーザー単位、または月額や年額で料金を請求するのが一般的です。

本記事は、ランスタッド本社配信の記事を再編集の上掲載しています。