最新人材採用プロセス入門【ランスタッド法人ブログWorkforceBiz】

オンライン求職者がほんの数秒で数十件の求人情報を閲覧できるこの時代、人材の争奪戦が熾烈化しています。HR担当者、採用マネージャー、そして新規採用者を成功へと導くための慎重に練った採用プロセスが必要です。

エンジニアリング、製造業などスキルギャップが深刻化する業種では特に、明確な人材戦略の一環として確かな採用プロセスを構築することが必要不可欠です。

採用プロセスの改善は単なる名案ではなく、売上を含め、真の意味でビジネス価値を高める力になります。ランスタッドはそれに取り組む企業を支援し、毎回、募集ポジションにふさわしい人材が正面玄関からやって来る、そんな状況を作り出します。

１、 採用プロセスとは

採用とは人材戦略における対応型プロセスです。社内の求人案件に対して候補者を見つけます。効果的な採用によって日常業務に欠かせない人的資源を確保できます。目の前のニーズと将来のニーズに対して確実に正しい採用判断ができる、効率的かつ先を見越した採用プロセスが必要です。

採用分野は動きが激しく、新しいイノベーションが次々に登場すると同時に、求職者の期待事項も変化しています。従い、最も価値ある採用手法やテクノロジーを活用しようにも苦戦するケースが多く、理想の人材に対して理想の職場であることをアピールできていません。

新規採用者にどのような職務や責務を担ってほしいか、その仕事を正しく行うためにどのような経験や特性が必要かがはっきりとわかっていたとしても、適材探しは難しいものです。しかも採用ミスが起きればその影響が長期に及ぶこともあり、長々と続く採用プロセスはコストがかさみ、業績にも影響します。

HR担当者にはある意味、他部署と同じ厳格さをもったコストの最適化、結果の分析、プロセスの継続的改善が必要です。理想の人材と募集ポジション、組織の将来の成功とをマッチングできる包括的、効果的かつシンプルな採用アプローチの構築が求められます。

人材サービス会社をパートナーにすれば、求人案件に対する適材探しはもちろん、長期的な人材戦略の強化にもサポートを得られ、業界の変化に応じた効果的な採用活動を行うことができます。新規プロジェクトを立ち上げる時にも人材サービス会社が力になります。

さらに詳しく：人材獲得（タレント・アクイジション）と採用の違い

２、採用プロセスを重要視すべき理由

募集ポジションに対して条件に合致する人材を見つけるのはコストのかかる作業です。こちらが探していても相手がこちらを積極的に見つけようとしていない場合、社内にそのための予算や能力があるかないかはともかく、リソースを割いてそうした人材を見つけに行かなければなりません。

採用を誤ってしまった場合もやはりコストがかかります。採用ミスに伴うコストは日に日に膨れ上がり、ビジネスの成否を人的資源が左右する場合は会社業績のすべての側面に影響が及びます。Forbes^（※１）が報じたところによると、交代要員を見つけるコストは当人の年収の21%に上ります。

効果的な採用プロセスがあれば、適した人材を適した人数確保できます。非効率なプロセスによって時間や資源を無駄にすることもありません。

正しい採用プロセスは正しい成果をもたらします。McKinsey^（※２）の報告書によると多くの情報ややり取りをこなす複雑な職種の「ハイパフォーマー」は驚くべきことに平均的人材と比べて800%も生産性が高く、従って、ハイパフォーマーを取り込めるような採用プロセスはビジネスの成功の土台になります。

採用プロセスから始めるビジネス改革

貧弱な採用プロセスは組織の価値を奪い、反対に効率的、効果的な採用プロセスは価値を生み出します。正しい人材を見つけ、獲得すれば離職率が抑えられ、生産性や定着率が改善し、ビジネスの成功のために確保しておくべき社内リソースを最小限に抑えられます。後段でご説明しますが、デジタル化や事前選考などの効率アップによってもプラスの効果があります。

McKinsey^（※３）の報告書によると、各職種を戦略的に考えるHR担当者と採用活動を行うことによって採用の質が実に40%上がり、1年目の希望退職が12%抑えられます。データに基づく、周到に考えられた募集・採用プロセスの結果です。

優秀な人材と接触できれば時間の無駄がなく、採用ミスのリスクが抑えられ、ビジネスをより良い方向へと変えられる人材を見つけられます。ですがそのためには採用プロセスの最適化が必要、さらにそのためには最適化のステップと適したツール、最適な人材調達手法を知る必要があります。人材サービス会社は採用プロセスの最適化を支援でき、お客様は余力が生まれた分、ビジネスに即座の価値を生み出す活動に専念できます。

さらに詳しく：業務改革はまず採用プロセスから取り掛かるべき理由とは

３、採用プロセスの各段階

採用プロセスには自社の特徴や要件を反映させる必要があります。うまくいく採用プロセスとはつまり、コスト効率に優れた形で時間とリソースを配分し、最終的に正しい採用だけが完結するプロセスです。

世界トップクラスの効果的採用プロセスには主に5つの段階があります。これから1つずつ見ていきましょう。テクノロジーと人間らしい共感力や知恵とを組み合わせることによって企業と求職者の双方にとって最善の結果を導き出すことができます。

1. ニーズを洗い出し、計画を立てる

まずは社内に存在する労働力不足とスキルギャップの把握から。各部署や個別のチームのギャップも調べます。人員補填が必要なポジションと今後進めていく成長目標を詳細に理解する必要があります。次の質問の答えを考えてみてください。

人材ニーズの基本的理解ができたら、最も効果的で有意義な採用の道筋を組み立て始めます。まずは理想の候補者と出会うための信頼できる経路を見つけます。広範な人材ネットワークを駆使できる人材サービス会社なら、ニーズに適した経路とツール選びをお手伝いできます。

2. ジョブディスクリプションを作成する

採用の成功の始まりは例外なく、条件に合致した人材にだけ入り口から入ってきてもらうこと。そのための出発地点がジョブディスクリプションと求人広告^（※４）です。ですから効果的なジョブディスクリプションの作成が次の重要なステップになります。米国人材マネジメント協会（SHRM）は2019年にジョブディスクリプションを「採用のための通貨— これなしに採用活動はできない」と言い表しています。

理想の人材と募集ポジション、将来の組織の成功とをマッチングできる、包括的、効果的かつシンプルなジョブディスクリプション作成アプローチをサポートしてくれる人材サービス会社を見つけてください。効果的なジョブディスクリプションの書き方についてはランスタッドのガイドをご覧ください。

さらに詳しく：効果的なジョブディスクリプションの書き方（英語サイト）

3. 人材を探す

次は、作成したジョブディスクリプションを売り込むのに最も適した経路選びです。社員紹介制度を加える場合もありますが、同じく忘れてはならないのは注目度の高い外部のプラットフォーム。Monster^（※５）をはじめ、できるだけ多くの有望な人材に気付いてもらえる求人掲示板などです。

正しいデータとインサイトがあれば、求人広告と理想の人材とを橋渡しできるプラットフォーム選びができます。人材サービス会社から条件に合致した求職者と求人案件とをマッチングする強力な人材エンジン^（※６）へのアクセスを提供できる場合もあります。

4. 応募者の事前選考・スクリーニングを行う

応募者を絞り込み、アセスメントを実施して最もふさわしい人物を選り抜きます。詳細な事前選考プロセスから始め、この間により理想に近い候補者を選び出します。

事前選考プロセスはチャットボットなどのテクノロジーを使うと作業を大幅に効率化でき、時間の短縮が可能です。多くのハードスキル（使用できる言語や運転免許の有無など）については本人から「はい」か「いいえ」の答えを得られればよいからです。これによって応募者のふるい分けができます。また、チャットボットなら1日中いつでも、応募者からまたはチームからの質問にすぐ反応し、答えることができます。

採用サイクルのこの段階では、応募者の認知能力や学習能力、ポジションに対する適性を確認するためのスクリーニングや試験を行う場合もあります。特定のシステムや機械類の操作能力など、技能試験を行う場合もあります。どの試験やスクリーニングを行うかは募集条件によって変わります。

さらに詳しく：スキルアセスメントの有効活用

5. 面接・経歴確認を行う

必要なアセスメントをすべてやり終え、条件に合致する候補者を選り抜いたら、面接、経歴確認、リファレンスチェック、その他必要な評価を実施します。人材パートナーは事前選考と事前確認作業の大部分を代行でき、なぜふさわしいか明確な説明とともに条件に合致する候補者だけをお客様にご提案できます。その場合、お客様に必要なのは最終評価と採否の決定のみ。または、個別面接などの事前選考プロセスの特定部分は引き続き自前で行い、それ以外をアウトソーシングする方法もあります。

面接プロセスを最適化するには

HRテクノロジーを活用した採用プロセスの合理化

今日では効果的な採用プロセスにおいても最先端のデジタルツールが重要な役割を果たしています。Forbes^（※７）の調査によると、企業の24%がAIを活用した採用活動を始め、マネージャーの56%が2021年末までに自動化テクノロジーを導入すると回答しています。

また、求職者側にもデータを駆使した戦略的な活動が広がっています。例えば、人工知能を使って履歴書と求人案件とをマッチングするなど、求人案件探しを自動化するオンラインプラットフォームも登場しています。成功するにはデータを駆使した戦略的アプローチが必要不可欠です。

日常業務におけるデジタルソリューションの活用は採用活動にも影響します。ランスタッドUS の調べでは、デジタルリーダーとしての会社の評判が62%もの求職者の入社意欲に影響することがわかっています。

人材を惹きつけ、定着させるためのHRテクノロジーソリューション（英語サイト）

４、効果的な採用プロセスの組み立て方

効果的な採用プロセスの構築には特色と説得力のある価値提案が欠かせません。嘘偽りなく、理想の人材が魅力に感じる価値提案です。この価値提案をうまく伝え、目の肥えた求職者の関心をできるだけ素早く引きつける責任は採用リーダーにありますのでお忘れなく。

よく考えられた厳格な採用プロセスは組織の力を高め、財務的にもメリットがあります。採用プロセスを構築するには5つの検討項目があります。

1. 足りているスキル、足りないスキル、過去の適性の低かった採用者を振り返る

現在のチームにはどのような知識やパフォーマンスが不足していますか？過去の採用者で仕事ぶりがよくなかった人には何が欠けていましたか？新規採用者が成功するためにはどのようなハードスキル、コミュニケーション習慣、態度、資質が必要ですか？どのような表現にしたら求職者にこうした条件を明確に伝えられますか？ 

2. ジョブディスクリプションと求人広告を見直す

ジョブディスクリプションと求人広告は求職者にとっての入り口です。ですからこちらに有利に働くような工夫が大切です。これが一握りの優秀な人材から選ぶか、一握りのそうではない人材から選ぶかの差になります。

また、ジョブディスクリプションはそこに書かれた役割に就いた時に自分が満足できるか、成功できるかを求職者が判断するための情報源です。求人側の要望に沿っているだけでなく、求職者側の情報源としての役割にも配慮してください。

理想の候補者の関心を引きつける方法についても、人材サービス会社から新しい知見やサポートを得ることができます。目の前の役割を担えるだけでなく、将来の目標に合致する人材をターゲットにしたジョブディスクリプションの作成をお手伝いします。

効果的なジョブディスクリプションの書き方ガイド（英語サイト）

3. 企業文化と企業ブランドを売り込む

求職者はただそのポジションを手に入れることに興味があるのではありません。長期的な満足と成長をもたらしてくれる会社とつながりを築くことも大切な要素です。個人の成長と健全な企業文化、独自の福利厚生、業界のベストプラクティスとを結び付けて考える求職者が増えています。

将来の人材の目から見て、他社との違いがわかるアピールをしましょう。社員に日常の会社生活を説明してもらうと、チームの一員になった時の自分の姿を想像しやすくなります。福利厚生や従業員にとってのメリットを紹介すると企業ブランドを強調でき、他社と差をつけることができます。複数の選択肢を迷っている価値の高い人材に対してこちらに有利な展開にできるかもしれません。

4. 応募プロセスを最適化する

応募プロセスは単純明快に。そのためには応募者をどのように選別するのか、社内の選考プロセスと責任を明確に定義しておく必要があります。応募プロセスの主要ステップを自動化するのも一案です。例えば、経験年数が足りない場合、必要資格がない場合は、早い段階でプロセスから外れていただく方が応募する側にとってもされる側にとってもためになります。

また、次のステップに通過させる場合は率直かつ戦略的であること。ふさわしい応募者は通過させ、それ以外は見送ります。また「見込みなし」に該当する資質も明確に定義しておきましょう。そもそも目標にそぐわない応募者を除外できます。反対に重要視すべき資質を定義しておくと、有望な候補者を素早く通過させられます。例えば、スキルや過去の職歴が申し分ない場合は採用プロセスの次のステージにいち早く進ませる正当な理由になるはずです。

5. その仕事の重要側面に対処できるよう面接プロセスを形式化する

かなり多くの企業が面接プロセスを標準化しておらず、そのために採用マネージャーは求職者の行動や状況に応じた対応力、技術スキルの詳細を含め、重要な情報を伝えることも聞き出すこともできていません。効果的な社内公式面接プロセスを構築するか、人材サービス会社の助けを借りましょう。

採用リーダーは、ただ人材を見つければよいのではなく、絶対必要かあれば尚可かはともかく、新規採用者が備えているべき特徴を知っておかなければなりません。例えば、持って生まれた才能や学習意欲、共感力、自分の意思決定能力に対する自信など。同様に、持っていてほしくない資質も把握しておく必要があります。

人材探しは容易ではありません。人材サービス会社はこうしたベストプラクティスの導入や、採用活動を長期的に支える採用プロセス、人材獲得戦略の構築をサポートします。

５、人材サービス会社のサポートを得る

経験豊富な人材サービス会社は理想の人材を獲得するために必要なツールを提供します。HRパートナーとして人材確保と柔軟な人員体制のための効果的なベストプラクティスの導入をお手伝いします。それができるのは、お客様を知り、お客様の人材獲得目標を詳細に知る正しいパートナーだからです。

さらに大手人材サービス会社は事前に吟味された人材ネットワークを抱えています。だからこそ人手が欲しい時にすぐに対応でき、優秀な人材プールの間でお客様の評判を築き、つながりを築くことができます。

採用活動を自社で行う vs 人材サービス会社に依頼する

６、ランスタッドをパートナーに選ぶ

ランスタッドは人材サービス業界のグローバルリーダーであり、人間味のある信頼されるパートナーです。最新のHRテクノロジーとこれまでに蓄積したヒューマンインサイトを融合させ、理想の条件に完全合致する人材を探します。

世界最大級の人材サービス会社として広範なグローバル展開力を活かしつつ、ローカルでも存在感を発揮しています。世界のどこでも、お客様の目標達成に必要な人材の確保をお手伝いします。

ランスタッドの各種採用サービス

ランスタッドがパートナーなら、採用活動にお客様がどの程度関与するかを柔軟にお選びいただけます。後部座席に座ってランスタッドチームにお任せいただくことも、あるいはプロセスの全段階にもっと密に関わることも可能です。採用機能の全部または一部のアウトソーシングも承ります。

人事サービスの一環として、給与支払い管理サービスもご提供しています。給与支払いに伴う管理業務の負担を軽減します。

採用活動をランスタッドに任せる4つのメリット

採用プロセスで使用するHRテクノロジー 

ランスタッドでは一連の採用プロセスを円滑に行うために最新のデジタルツールを活用しています。正しい採用判断を助け、募集ポジションに対して厳選された質の高い人材を獲得するためのHRテクノロジーをいくつかご紹介します。

• brazen

ランスタッド・イノベーション・ファンド支援企業の一つ。オンライン会社説明会の開催に特化したソリューションを提供し、ビデオ面接、ライブウェビナー、ウェブチャット、双方向ネットワーキングなどの追加機能も備えています。

Brazenについて詳しくはこちら（英語サイト）をご覧ください。

• modern hire

ライブまたは事前録画機能によって同じ空間にいなくても面接を実施できます。ライブ機能を活用して、採用後の所属部署責任者など応募者と面接官以外の人物の参加も可能です。社内オンボーディング、ロールプレイ、アセスメントなどの点でもHRチームをサポートします。

Modern Hireについて詳しくはこちら（英語サイト）をご覧ください。

• pymetrics

ランスタッド・イノベーション・ファンド支援企業の一つ。履歴書や質問だけに頼った従来の選考方法とは違い、行動科学やゲーミフィケーションなどの画期的手法で応募者の真の潜在能力を捉えます。

Pymetricsについて詳しくはこちら（英語サイト）をご覧ください。

• randstad relevante (checkster)

採用プロセスにおける重要ステップを自動化し、リファレンスチェックのために電話をかけたり、書類をやり取りしていた従来のやり方をデジタル化します。面接からインサイトを導き出し、従業員の定着率を改善するソリューションもご提供しています。

Checksterについて詳しくはこちら（英語サイト）をご覧ください。

• randstad youplan & weplan

臨時雇用者やプロジェクトベースの人材を多用している場合は、このデジタル人員計画システムが便利です。24時間365日アクセスでき、リモート勤務者を含めた効果的な人員管理が可能です。臨時雇用者の状況を把握しながら勤務シフトを作成でき、不要な人件費を抑え、繁忙期の人手不足を回避できます。

ランスタッドがオンライン採用の最適化をサポート

ランスタッドと始めましょう

採用担当者にとっても求職者にとってもハイクオリティを目指し、継続的改善を図りましょう。ランスタッドがパートナーなら、テクノロジーを駆使した効率性と人間味のあるつながり、どちらも手に入ります。

７、採用プロセスに関するよくある質問

求人に対してどのような人材確保の方法がありますか？

最も一般的なのは正規雇用です。給与の支給のほか、ケースに応じて医療保険、退職金制度、その他の特典など長期的福利厚生が提供されます。長く働き、会社とともに成長してほしい場合は正規雇用が適しています。

ポジションによっては、あるいは短期プロジェクト、季節性繁忙期、既存社員の不測の欠勤のための人員補填の場合は、人材サービス会社を介したフリーランスや派遣社員などの非正規雇用が適しています。会社から給与を支給するのではなく、人材サービス会社から賃金・報酬（通常はプロジェクトベースまたは時間給）を支払います。一般には福利厚生制度の対象ではありませんが、対象に加えている企業もあります。

ランスタッドをはじめ、人材サービス会社は、正規と非正規、どちらが適しているのか迷った場合もご相談を承ります。

採用プロセスに課題が多いのはなぜですか？

採用は多くの場合、採用マネージャーに任されていますが、採用マネージャーの本来の仕事は採用ではありません。従って採用活動に費やす時間が十分になく、ましてや採用プロセスを最適化する時間などありません。

HR担当者が募集ポジションとあまりかけ離れた位置にいるから、というケースもあります。必ずしも最善の選考プロセスが構築されているわけではなく、本当に必要な情報を得るための負担が採用マネージャーにかかっています。

人材サービス会社のサポートを得るメリットを教えてください。

人材サービス会社は採用活動に伴う作業の大部分あるいはすべてを代行できます。正しいパートナーであれば採用プロセスを長期的視点から最適化し、デジタルツールを駆使して非効率を排除します。

ランスタッドをパートナーに選ぶメリットは何ですか？

ランスタッドは世界を代表する総合人材サービス会社として、募集ポジションや正規・非正規雇用を問わず、幅広い採用ソリューションをご提供しています。「Human Forward」をブランドプロミスに、求職者、雇用者、採用担当者の皆さまにとって満足度の高い採用プロセスを構築し、実施するためのサポートを行います。長期的な人材獲得戦略の改善もお任せください。 

ランスタッドの人材紹介・派遣サービスが優秀な人材や世界の大手企業になぜ選ばれているのか、ぜひお問い合わせください。