人事担当者が押さえておきたい「退職代行サービス対応の基本」

退職代行サービスから連絡が来たら、本人の意思かの確認や退職日の検討、引き継ぎの依頼などを行う必要があります。企業側の検討事項や本人へ直接接触しないなどの注意点をご紹介します。

「退職代行サービス」とは？

運営者によってサービス範囲が異なる

退職代行とは、従業員に代わって企業に退職意思を伝え手続きを行うサービスのことを指します。どこまで従業員に代わって手続きを行えるか、といったいわゆるサービス内容は、退職代行サービス運営者の属性によって異なります。

弁護士が在籍しない退職代行業者は「本人に代わって退職意思を伝えるのみ」

退職条件の交渉などを代行するには弁護士資格が必要です。そこで、弁護士以外による退職代行事業を行っている民間企業の場合、提供できるサービスは「本人の退職意思を伝えること」のみとされています。

退職代行ユニオンは「団体交渉権を行使できる」

退職代行ユニオンは、労働組合がない企業の労働者が加入できる外部労働組合（外部ユニオン）の一種です。雇用形態を問わず、正社員であっても非正規社員であっても加入できるという特徴があります。弁護士が在籍していなくても、労働組合として会社に対する団体交渉権が認められているため、退職日の調整や未払い賃金の支払い請求などの直接交渉ができます。ただし裁判に至った場合、弁護士のように代理人として交渉することはできません。

弁護士事務所は「退職条件の交渉や裁判まで行える」

弁護士事務所や、弁護士が在籍している退職代行サービスでは、委任契約に基づき弁護士が本人の代理として退職代行業務を行うことができます。本人に代わる代理人として「退職の意思を伝える」、「会社側と退職日などの交渉を行う」、「裁判に至った場合に対応する」ところまで委任できます。

退職代行サービスから人事へ連絡が来たらどうする？

どの退職代行サービスが誰を退職させようとしているか確認する

退職代行サービスの運営者によって、連絡を受ける人事担当者の対応も変わってきます。まずは運営者の身元と、退職を希望している従業員が誰なのかを確かめましょう。

「本人の意思である」ことを確認する

退職希望が「従業員本人の意思である」ことの裏づけが取れない限りは、なりすましや嫌がらせなどの可能性も否定できないため、退職手続きを進めるべきではありません。まずは委任状や従業員の身分証明書の写し等の提示を求め、正式な書類がない場合は確認に必要な手続きを伝えましょう。

ただし、退職代行サービスを利用している時点で、本人が会社と直接接触することを避けているのは明らかです。本人に直接確認を取ったり、出社や電話対応などを無理強いしたりするのはトラブルにつながりかねません。

雇用契約を確認し、退職に関して優先的に進めるべき事項を検討

従業員本人の意思による退職希望であると確認できたら、退職の手続きに進むのが一般的です。中でも優先的に検討を進めるべき事項には、次のようなものがあります。

回答書を作成し、連絡を開始する

退職代行サービスから企業に対して、退職に関する回答書を求められることがあります。その場合は、先に検討した「退職を認める旨（退職届提出の依頼）、退職日の調整、引き継ぎの依頼、連絡窓口」などをまとめた回答書を用意して送付します。

回答書を求められなかった場合でも、メールなど書面で連絡するのが望ましいでしょう。

その他の退職に必要な取り決めや手続きを進める

先ほど紹介した優先的に進める事項以外にも、退職に必要な取り決めや手続きにはさまざまなものがあります。退職事由は「自主退職」でよいのか、秘密保持誓約書、競業避止義務誓約書などへの対応依頼、会社からの貸与物・従業員の私物の双方への返還、健康保険や社会保険の資格喪失手続き、離職票の交付手続きなどに加えて、退職証明書の発行を求められる場合もあります。退職証明書について詳しくはこちらも参考にしてください。

■退職に関する主な取り決めや手続き

退職代行サービスとの対応で人事担当者が注意すべきことは？

民間の退職代行業者とは「交渉」をしない

冒頭で紹介した通り、弁護士や退職代行ユニオンではない、いわゆる民間の退職代行業者が退職に関する交渉や意思決定に関する確認、取り決めなどを行うことは違法です。こちらから持ちかけるのはもちろん避けるべきですし、仮に退職代行業者側から持ちかけられた場合でも応じるべきではありません。違法性を問われるのは退職代行業者ではありますが、企業側としても手続きが無効になり、二度手間になる可能性があります。

慰留はできないものと考え、粛々と退職手続きを

退職代行サービスを使う時点で、慰留に応じて復帰する可能性はかなり低いと考えていいでしょう。度を超した引き留めは「慰留ハラスメント」とも呼ばれ、退職代行サービス利用のきっかけのひとつになっていると言われます。また退職を拒んだことで話がこじれ、労働問題などで退職希望者に訴訟を起こされるケースも考えられます。

まずは退職への手続きを粛々と、かつすみやかに進めることが大切です。退職代行サービスに電話口などで八つ当たりする、本人に無理矢理接触しようとして心理的負担をかける、損害賠償を請求しようとするなどの報復的な行為は論外です。感情に任せて動いたおかげでネット上の口コミなどで会社の評判を落とす可能性もあり、リスクはかなり大きいといえます。

社内に残る従業員のフォローも考慮して

退職代行を利用された場合、急な退職者が出たことによる業務負担の増加、退職代行利用者を出すに至った会社への不信感など、社内に残った従業員への影響も考えられます。「退職代行を使う方が非常識だ」と人事担当者や上層部が開き直ったおかげで社内に諦めムードが漂い、芋づる式に退職者が……といった状況に陥らないよう、従業員へのフォローも考慮したいところです。

風通しの良い環境醸成、コンプライアンス委員会の設置などに取り組み、「会社も再発防止に取り組んでいる」姿勢を見せていくとよいでしょう。

退職代行サービスへの対応は冷静になれば難しくない

退職代行サービスは報道番組などでセンセーショナルに扱われることも増え、企業、特に人事担当者は「使われたらどうしよう」と慌ててしまいがちです。しかしあらかじめ退職代行に関する知識を得て、対応フローを確認しておけば、いざというときにも落ち着いて対応にあたれるでしょう。

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