「新システムを導入したものの、紙書類との二重管理で現場の負担が大きい」
「繁忙期、確認ミスが許されない中で大量の出願が押し寄せてくる……」
デジタル移行が進む一方で、紙と電子データが混在する「過渡期」の行政現場は、業務負荷や運用リスクのコントロールという大きな課題に直面しています。
今回は、年間16万人規模の厚生労働省様 国家試験出願受付を9年にわたり支え続ける現場から、ランスタッドが実践する「大規模プロジェクトにおける現場統制の裏側」をご紹介します。
|
■ 厚生労働省様 国家試験出願受付業務の概要
・対象規模：医師など12職種・年間約16万人
・体制規模：ピーク時100名以上の運用体制
・委託期間：9年間にわたる継続的な運用実績
|
医師をはじめとする12職種、約16万人が受験する国家試験。その出願受付は、令和8年度の電子出願完全移行に向けた大きな転換期を迎えています。
紙出願と電子出願が混在する「過渡期」は、最も複雑で運用の難易度が高まるフェーズです。ランスタッドは9年間の現行業者としての知見を活かし、次世代の試験インフラ構築へ向けたデジタル化への移行を確実かつスムーズにサポートしています。
私たちが何より大切にしているのは、試験の「公平性」と受験者の「安心」。膨大なタスクが複雑に交錯する現場を、独自の厳格な管理手法で完結させています。
国家試験の出願受付は、特定の時期に大量の申請が集中する「超・短納期」のプロジェクトです。
特にデジタル移行の途上にある現場では、不確定要素も多く発生します。個人のスキルや勘に依存せず、いかに組織として再現性のある「ミスを起こさせない仕組み」を構築できるかが最大の課題となります。
ランスタッドでは、この難易度の高い大規模運用において、以下の4つの運営スタンダードを徹底しています。
現場での個人判断によるミスを防止するため、発生した事案を重大度別に4段階に分類。判断に迷う事案やレベルに応じた事案は、迅速かつ正確に国（厚生労働省様）へエスカレーションする体制を徹底しています。
さらに、2人以上による相互確認「フォーアイズ・チェック」を組み込み、個人の思い込みを組織の仕組みで防いでいます。
業務の難易度やスタッフの熟練度に応じた最適な人員配置を行い、出願ピーク時には100名以上のスタッフを適材適所に配置。また、16万件に及ぶ膨大な書類の所在を可視化する独自の「番地管理」を導入し、紛失や所在不明リスクを徹底的に排除しています。
国の電子システムと自社DBをシームレスに同期させ、データ間の整合性を厳密に保持。
アナログ（紙書類）とデジタル（電子データ）の両面から独自の検証ロジックを組み込むことで、手作業による確認ミスを防ぎ、判定精度と生産性の向上を両立させています。
個人情報と国家試験という極めて機密性の高い情報を扱うため、作業拠点内は権限別の階層管理を行い、電子錠で立ち入りを制限。
さらに360°カメラによる記録管理を実施し、不要となった廃棄物の処理に至るまで徹底した機密保持を完遂しています。
大規模な運用においては、「問題が起きてから対処する」のではなく「予兆を検知して未然に防ぐ」ことが欠かせません。
ランスタッドでは毎月11項目の「プロジェクト健康診断」を実施し、インシデントの予兆を科学的に検知・予防する仕組みを回しています。
この大規模な国家試験出願を支えているのは、長年の実績で培われた当社の「現場管理の遺伝子」です。
ランスタッドでは、中央省庁の大規模プロジェクトで磨き上げたこの「厳格なガバナンス」と「管理の思想」を、全国の自治体様・官公庁様のあらゆるBPOサービスに展開しています。
このようにお悩みの行政担当者様は、ぜひお気軽にランスタッドへご相談ください。