せっかく就業が決まった派遣スタッフがすぐにやめてしまった、なかなか定着しない、派遣会社に最初に伝えたはずのことが伝わっていないと感じる・・・このようなことはありませんか？派遣スタッフに期待通りの活躍をしてもらうにはどうしたらよいのでしょうか。また、派遣スタッフの受け入れが初めての場合、何から準備をしたら良いのでしょうか。
派遣のご依頼から就業開始までの流れについてはこちらのページで6つのステップに分けて説明をしていますが、この記事では派遣会社への依頼前から就業開始当日まで、各ステップにおけるちょっとした準備のポイントを著者の営業現場での豊富な経験からお伝えします。
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派遣会社に依頼する前に社内で以下について確認、整理をします。
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派遣を依頼する背景
派遣スタッフの業務内容
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正社員の採用までの繋ぎ、専門性の高い人が欲しい、社員の業務負担を軽減するため、前任の派遣社員が退職（契約終了）したから、このポジションはずっと派遣社員が担っているから・・など派遣を依頼する背景はさまざまですが、一見同じ業務内容でも依頼背景によってよりマッチする派遣スタッフは異なる場合があります。派遣スタッフが「必要だから」依頼するわけですが、もう一度社内でその理由を棚卸しして言語化してみてはいかがでしょうか。
たとえば「受発注」でも企業によって手順は異なります。手段は電話なのかFAXなのかEメールなのかシステムなのか、1日に何件位処理をしてイレギュラー対応は誰がやるのかなど、前任がいるとしても「業務内容は同じ」とするのではなく、派遣スタッフが変わるタイミングで業務内容、業務の範囲を見直すこともおすすめです。その際、前任者が在籍していれば実際に業務を行ってみてやりにくかったところ、効率化できたところなど確認しておくと良いでしょう。
いずれの情報も打ち合わせの際に派遣会社から詳しくヒアリングことがほとんどですので事前に全ての情報の用意が必要ではありませんが、派遣の発注を担当される方が派遣スタッフの就業部署、業務内容に詳しくない場合は事前にこれらの点を確認しておくとスムーズです。
私が企業様より派遣のご依頼いただく際に必要な実務経験やスキルのみお伝えいただくことがあるのですが、その実務経験がなぜ必要なのか、そのスキルをどの場面でどのようにどのくらい使うのかもお聞きしたい情報です。同じスキルを持っていたとしてもその派遣スタッフによってどのようにどれくらい使いたいと考えているかはさまざまなためです。スキルだけで就業を決めてしまうと後々ミスマッチが起こりやすくなります。
また、過去に派遣スタッフを受け入れていたが早期に退職してしまった、期待していたパフォーマンスが得られなかったなどの情報は是非お話していただきたいと思います。ネガティブな経験こそが派遣会社の営業として派遣先のお客様にできるご提案の最大のヒントと考えるからです。
近年、人材派遣会社はHPに問い合わせフォーム（※）を用意していることも多いので、前項の依頼背景や具体的な業務内容を合わせて入力しておくと派遣会社側のポジションへの理解が進み、お打ち合わせ前の時間短縮になるでしょう。
※ランスタッドではお問い合わせフォームのほか、便利に派遣のご依頼をいだける派遣オーダーシートをご用意しております。
派遣スタッフが希望した場合に「職場見学」を実施することがあります。これは派遣スタッフ側が派遣先の就業場所や業務内容を確認することを目的としています。
事務系の職種の場合、会議室等のスペースで業務の説明が行われることがありますが、実際の執務スペースや共有部分を見学できる方が就業開始後のミスマッチを減らすことができます。また、メインでおこなう業務のシステムや帳票のダミーデータ（サンプルデータ）等が用意できると派遣スタッフ側のイメージがつきやすくなります。口頭だとお互いイメージしている内容、難易度が違っていることがあり、就業開始してから派遣スタッフが「難しすぎる」と感じてしまうなどのミスマッチが避けられます。
派遣スタッフの受入れ開始日までに以下の準備をします。
業務上必要な物品や情報を事前に用意しておくことで初日からスムーズに取り組むことができます。
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例
・デスク
・事務用品
・入館証、IDカード
・ロッカー
・Eメールアドレス、各種システムのアカウント
・座席表、内線表
・業務マニュアル
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業務マニュアルがあると派遣スタッフだけでなく、業務を教える派遣先の社員の負担が軽減されますし、派遣スタッフの安心感にも繋がるものです。業務によっては業務マニュアルが存在していない場合もあるかもしれませんが、業務そのものの見直しにもなりますので派遣スタッフの受入れをきっかけに作成、整備されることをおすすめいたします。
業務上関わりのあるメンバー（最低でも所属する最小単位の部署のメンバー）には以下のことを伝えます。
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例
・いつから就業開始するか
・業務の範囲（契約している業務内容）
・契約書上の指揮命令者は誰か
・指揮命令者不在時や指揮命令者以外に派遣スタッフが質問をする際、最初に対応するのは誰か
・残業等に関する配慮事項
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この情報共有が重要だと私は考えています。なぜなら派遣スタッフを受け入れることや業務内容を知っているのは派遣の契約担当者と指揮命令者だけでいざ初日を迎えてみて周りのメンバーは受入れ自体を知らない、メンバーが業務範囲を知らないことで契約内容にない業務を依頼してしまう、逆に業務が依頼されないということが時折起こるからです。また、そのことにより派遣スタッフが疎外感を感じたり、事前に派遣会社から聞いていた業務内容と実際の業務内容が違うことが早期離職のきっかけとなることがあります。
いよいよ就業初日。業務説明以外では一般的には以下のようなことが行われています。
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例
業務上関わりのある関係者への紹介
出退勤、入退出に関するルールの説明
共有部分など施設、設備の使い方の説明
備品の場所、コピー機の場所の案内
機密情報の扱いに関する説明
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初日は緊張している派遣スタッフも多く、わからないことを積極的に質問できる方ばかりとは限りません。特にコピー機や複合機の使い方、電話に出る時は社名だけ名乗るのか個人名まで名乗るのか、社内では役職を付けて呼ぶのか「さん」付けなのかなど「その職場では当たり前」と思うようなことから声をかけていただけると安心するものです。
また、初日や就業開始早々の時期によく聞かれることをまとめておくと派遣スタッフに事前に伝えられるだけでなく、指揮命令者や部署内の社員の負担を減らすことができます。
全体的に手厚すぎると感じられるかもしれませんが、受入れ前の各段階で準備にひと手間をかけることで早期離職を減らすことができれば再度派遣会社に依頼をするところからやり直しをするより負担を減らすことができるのではないでしょうか。
また、限られた業務内容・期など間で就業する派遣スタッフをスムーズに受け入れるための準備やそれに伴うさまざまな見直しをすることは新卒社員や中途社員にとっても働きやすい環境を提供することに繋がると考えられます。
なお、当社ではこの記事でご紹介した一部の内容をランスタッドケアのプログラムとして提供しています。
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ランスタッドケアプログラム〔 派遣スタッフ向けページより一部抜粋〕
お仕事探しから就業前日まで
・困った時「誰に聞けばいいか」をご案内します。 ・派遣先に業務マニュアルがあるか確認し、ない場合には作成を依頼します。 ・職場で孤立しないよう、派遣先企業に積極的な声かけをお願いしています。 |
ランスタッドでは派遣スタッフが最大のパフォーマンスを発揮し、安定就業できるよう就業開始前から派遣先と派遣スタッフのお手伝いさせていただきたいと考えています。ご不明な点がございましたら、ランスタッド営業担当もしくは法人様向けお問合せ窓口までお問い合わせください。
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